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    如何用無紙化會議改善你的會議體驗?

    發布時間:2022-04-28

    瀏覽次數:42

      朋友是一家大公司的會務秘書,經常要組織大型會議,提到開會,她抱怨頗多,會務準備繁瑣、會議過程中麻煩多多、會議后的會議紀要讓人頭疼,她說:你能想象一次打印一萬張會議材料是什么體驗嗎?你能想象會議中大家七嘴八舌而你要記住每個人的發言,一刻也不敢放松,是什么體驗嗎?我說,我能理解。作為一個對中國式會議有一定研究的人,我認為,會議體驗不佳的原因有如下幾點。

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      首先,從會議組織者的角度來看:一是會議前期準備復雜,會議地點、會議場所安排、會議議程、會議設備等等,更頭痛的是會議資料的打印和銷毀,如果是大型會議,討論事項多,那堆積如山的會議資料光打印就很耗時,會議結束后銷毀這些資料則更麻煩;二是會議過程中麻煩事多,比如會議發言如何控制?會議表決如何快速形成結果?會議氛圍如何維持?三是會議后的會議紀要讓人頭疼,很多人都發表了意見和建議,如何將他們的內容快速匯總,形成公開項、執行項,很考驗會議組織者的功底和會議投入程度。

      其次,從會議參與者的角度來看:一是會議參與度不佳。尤其是大型會議,因為反光或距離太遠,坐在后排的人根本看不清會議大屏上的內容;二是會議材料繁多,不便于閱讀。面對一大疊會議材料擺在面前,閱讀體驗十分不好;三是會議效率低,冗長讓人疲倦。

      上面的諸多原因,普遍存在。怎么才能改善你的會議體驗呢?無紙化會議系統從科技的角度給你一個解決方案。

      無紙化會議,就是會議全過程的電子化,它把會議從傳統的紙質會議,轉化成以平板電腦、智能手機為載體的數字化、移動化的多媒體會議,利用智能手機、平板電腦的便攜性,實現了會議的移動化和便捷化。經過南方電網、中信集團、中國港灣集團、成都錦江區政府等眾多大型客戶的使用證明,無紙化會議系統能大幅提升會議組織者和參與者的體驗,實現輕松卓越的會議價值。

      一、無紙化會議,能大幅改善會議組織者的體驗。

      使用無紙化會議系統,在會議前,會議組織者可以在后臺編輯會務安排信息,一鍵發布給與會者;可以把電子會議資料上傳到系統,免去打印和銷毀的麻煩;會議中,可以通過會議主講功能,有序安排與會人發言;通過會議同屏功能,讓其它與會者認真傾聽別人的發言;通過電子投票功能,可以快速實現表決,自動統計票數,形成結論。會議后,會議紀要一鍵導出,會議狀態隨時停用,十分省心。

      二、無紙化會議,能大幅改善與會者的體驗。

      會議過程中,人手一臺平板會議設備,不用看大屏,也能隨時了解會議的內容和進度;系統自帶的電子閱讀功能,大綱視圖、縮略圖、智能定位閱讀進度等,讓每個與會者閱讀起來非常方便,還可以隨時添加批注、書簽、評論、截圖,這些信息可隨文檔導出,既為沒有發言機會的與會者提供了表達觀點和意見的渠道,也為會后會議紀要整理或者分析提供支持,使得整個會議更加高效。

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